Suivi du projet

Ecran principal du suivi d’activité

Nous allons voir ici le suivi des activités. Cette partie est le cœur de projectpro et va vous permettre de segmenter le travail sur votre projet. Vous allez, ensuite le planifier dans le temps, suivre l’avancement et détecter les éventuels retard.

Présentation

Le vocabulaire utilisé autour du suivi des activités peut-être différent d’un contexte à l’autre. Il y a 3 éléments à bien comprendre

• La catégorie, qui peut être appelée phase, est un regroupement d’activité ayant la même thématique sur le projet. Les éléments d’une catégorie (date de début/fin, charge, avancement,…) sont déterminés par les activités qui la composent. Il est impossible de les spécifier directement.
• L’activité : est une « chose » à réaliser à un moment précis dans un laps de temps déterminé. Elle a donc une date de début/fin, une charge, un avancement.
• Le jalon : est un point dans le temps indiquant une date butoir, un élément à franchir avant de passer à autre chose.

Le suivi des activités se fait via la partie « Suivi d’activités » du « Suivi Projet » de votre projet.

Créer les activités

Les catégories/activités/Jalon sont représentés sous forme d’arbre.

Vous pouvez créer autant de nivaux de catégories/ sous catégories que vous le souhaitez. Elles vont correspondre aux différentes phases et sous-phases de votre projet. Vous pouvez par exemple avoir comme phase : conception, réalisation, recette, production.

Les catégories et les jalons vont venir se placer dans les différentes catégories de votre projet.

Pour créer une activité :

Sélectionnez la catégorie dans laquelle vous voulez la créer, puis cliquez sur le bouton « Nouvelle catégorie ». Une nouvelle ligne va alors s’insérer et vous allez pouvoir donner un nom à votre catégorie. Utiliser le bouton « Enregistrer » en haut à droite pour valider la nouvelle activité.

Pour créer un jalon :

Sélectionnez la catégorie dans laquelle vous voulez le créer, puis cliquez sur le bouton « Nouveau jalon». Entrez son nom et utilisez le bouton « Enregistrer » en haut à droite pour valider le nouveau jalon.

Pour créer une catégorie :

Cliquez sur le bouton « Nouvelle catégorie », entrez le nom de la catégorie et cliquez sur le bouton « enregistrer »

Création d’une activité

Organiser les activités

Une fois vos différents catégories/activités/jalons créés vous pouvez les réorganiser comme vous le voulez.

Par exemple, vous pouvez déplacer une activité d’une catégorie vers une autre, faire qu’une catégorie devienne une sous –catégorie d’une autre, …

Pour cela il suffit de sélectionner l’élément que vous voulez déplacer et par un glissé/lâché le mettre à un autre endroit.

Réorganiser votre suivi d’activité

Les activités en détails

Pour voir le détail d’une activité, cliquez sur celle-ci. La partie basse de l’écran se met à jour en affichant une partie du détail de l’activité, le reste est visible sur la ligne de l’activité. Eventuellement utilisez le bouton « Vue » pour passer en mode « vue détaillée » afin d’avoir l’intégralité des informations.

Une activité se caractérise par :

• Un nom
• Une date de début : la date à laquelle l’activité doit commencer
• Une date de fin : la date à laquelle l’activité doit terminer
• Un avancement : le pourcentage de réalisation de celle-ci
• Un responsable
• Une description
• Une date de début planifiée : la date initialement planifiée pour le début de l’activité
• Une date de fin planifiée
• Une charge : le nombre de jours/homme de travail prévu pour afficher l’activité. Par défaut égal à la durée de l’activité.

Vous pouvez modifier ces différentes informations, soit directement en double cliquant sur l’élément dans la ligne soit en en utilisant la partie base de l’écran.

En plus des éléments que nous venons de voir qui caractérise l’activité, vous avez un certain nombre d’autres informations :

• Durée : nombre de jours ouvrés entre la date de début et la date de fin
• Le temps validé : temps saisi par les utilisateurs sur cette activité qui a déjà été validé
• Le temps nom validé : temps saisi par les utilisateurs sur cette activité qui n’a pas encore été validé.
• Avancement théorique : pourcentage théorique de réalisation de l’activité, basé sur un avancement calendaire linéaire.
• Des actions liées : liste des actions attachées à cette activité
• Des documents liés : liste des documents attachés à cette activité
• Des tickets liés : liste des tickets attachés à cette activité

Les catégories en détails

Contrairement aux activités, vous ne pouvez pas modifier tous les éléments d’une catégorie. La catégorie va automatiquement se constituer de l’ensemble des éléments qui la compose.

• La date de début de la catégorie sera ainsi la date de début de l’élément commençant le plus tôt.
• La date de fin de la catégorie sera ainsi la date de fin de l’élément terminant le plus tard.
• La charge sera la somme des charges des différents éléments.
• Et ainsi de suite…

La première catégorie, qui porte le nom du projet, est constituée de l’intégralité des éléments de suivi des activités. Elle va donc donner les dates de début/fin du projet, l’avancement actuel, du projet, …

Affecter des ressources

Affecter un utilisateur à une activité signifie que vous l’autorisez à travailler et donc à déclarer du temps sur cette activité.

Pour modifier les affectations cliquez sur le bouton « Voir les ressources », puis sélectionner les équipes et/ou utilisateurs que vous voulez affecter.

Affecter des utilisateurs à une activité

Utiliser les différentes vues

L’écran de suivi des activités peut être un peu chargé, vous pouvez utiliser le bouton « Vue » afin d’observer les activités sous un axe particulier :

• Suivi des charges : charge, temps saisi par les utilisateurs, écart de charge.
• Suivi de l’avancement : avancement théorique, avancement réel, élément lié.
• Planning Initial
• Vue détaillée : toutes les informations.

Changer la vue

Exporter les activités

Vous pouvez exporter les éléments de suivi du projet vers Excel.

Pour cela, cliquez sur le bouton « Exporter ».