Base documentaire

La base documentaire est un espace de stockage en ligne ou vous pouvez déposer vos différents documents projet (spécifications, comptes rendus, manuels, photos, etc…). Elle fonctionne comme une véritable GED (gestion électronique de documents), vous gardez en permanence une trace des différentes modifications de vos documents.

La base documentaire est accessible via la partie « Base documentaire » de votre projet.

Plusieurs « répertoires racines » peuvent être disponibles dans votre projet, ils ont été créés par le chef de projet et correspondent chacun à une entrée dans la base documentaire. En savoir davantage sur la configuration des répertoires racines.

Pour chaque fichier de la base documentaire, il est possible de spécifier des informations essentielles à la gestion de projet :

• Un pourcentage d’avancement : utilisé pendant la phase de rédaction d’un document, il permet d’informer les autres utilisateurs de l’avancement de la réalisation de celui-ci. Vous pouvez à chaque dépôt d’une nouvelle version du document faire progresser l’avancement.
• Une date d’échéance : permet d’indiquer la date à laquelle le document doit être terminé/définitif.
• Une activité : permet de lier un document à une phase/activité de votre projet.
• Un commentaire : permet de leur donner une information complémentaire au document.
• La priorité.

Ecran principal de la base documentaire

Présentation de l’interface

L’utilisation est simple et ressemble à celle que vous pouvez avoir avec les dossiers et documents présents sur votre ordinateur.

L’écran de la base documentaire se divise en 3 parties :

• A gauche une arborescence de dossiers ;
• Au milieu la liste des documents contenu dans un dossier ;
• A droite le détail et l’historique d’un document.

Utilisation des filtres

Plusieurs filtres sont à votre disposition afin de retrouver plus facilement les documents qui vous intéressent.

Ces filtres sont dans la partie gauche de l’écran, avant la liste des répertoires que vous allez pouvoir créer.
Les filtres sont les suivants :

• Tous : l’ensemble des documents de la catégorie.
• Favoris : les documents que vous avez pu mettre en favoris.
• Mes documents : les documents sur lesquelles vous avez travaillé.
• En retard : les documents inachevés dont la date d’échéance est dépassée.
• A terminer : l’ensemble des documents inachevé.

Accès rapide à vos documents grâce aux filtres

Utilisation de l’arborescence

Vous pouvez créer votre propre arborescence afin de classer vos documents comme bon vous semble.

La création d’un dossier se fait en cliquant sur le bouton « Nouveau Dossier ».

Vous pourrez par la suite modifier votre arborescence, soit en renommant un dossier, soit en le déplaçant vers un autre dossier en utilisant le glisser-déposer.

Vous pouvez également supprimer un dossier, l’ensemble des documents qu’il contient seront alors définitivement supprimés.

Création d’un nouveau dossier

Déplacer un dossier par glisser-déposé

Déposer des documents, méthode classique

Apres avoir sélectionné le répertoire de destination, cliquez sur le bouton « Nouveau Document », puis :

• Sélectionnez le fichier que vous voulez déposer ;
• Définissez, si besoin, une date d’échéance ;
• Précisez, si besoin, une activité ;
• Ajoutez un commentaire si vous le désirez ;
• Si le document est en cours de réalisation, saisissez le pourcentage d’avancement.

Dépôt d’un nouveau document

Déposer des documents par glisser-lâcher

Le glisser-lâcher est le mode le plus simple pour déposer un nouveau fichier ou mettre à jour un fichier existant.
Il n’est disponible que pour les navigateurs suivant :

• Sous Windows : Chrome, Firefox
• Sous Mac : Chrome et Safari

Déposer de nouveaux documents :
Une fois le répertoire de destination sélectionné il vous suffit de glisser-lâcher vos documents dans la zone bleue en bas de l’écran. Les documents seront alors directement ajoutés dans le répertoire.

Déposez plusieurs fichiers en mode glisser-lâcher

Mettre à jour un document :
Une fois le document sélectionné, il faut de glisser-lâcher la nouvelle version dans la zone à droite de l’écran où est affiché le détail du fichier.

Déposez une nouvelle version

Consulter et télécharger un document

Sélectionnez le document qui vous intéresse en cliquant dessus.

Sur la partie de droite de l’écran se trouve le détail du document et l’historique de celui-ci.

Pour télécharger le document, cliquez sur le bouton « Télécharger », ou de cliquez su rle titre du documents.

Si vous souhaitez télécharger une ancienne version du document, allez dans l’ historique et cliquez sur la version qui vous intéresse.

Détails d’un document

Modifier un document existant

Après avoir sélectionné le document que vous voulez mettre à jour, cliquez sur le bouton « Action », puis « Déposer une nouvelle version » :

• Sélectionnez le nouveau fichier que vous voulez déposer ;
• Définissez, si besoin, la nouvelle date d’échéance ;
• Modifiez, si besoin, l’activité liée au document;
• Modifiez, si besoin, la priorité ;
• Ajoutez un commentaire si vous le désirez ;
• Si le document est en cours de création saisissez le nouveau pourcentage d’avancement.

Verrouiller un document

Verrouiller un document permet d’interdire aux autres utilisateurs de déposer une nouvelle version de celui-ci.

Cette fonctionnalité est très utile quand vous modifiez le document de votre côté et que vous souhaitez éviter que d’autres utilisateurs le modifient en même temps.

Pour verrouiller un document, cliquez simplement sur le bouton « Action » => « Verrouiller » et indiquez la raison de la mise en place du verrou.

Pour le déverrouiller, cliquez sur le même bouton.

Verrouillage d’un document