Alertes et Notifications

Ecran principal de la configuration des alertes et notifications

Présentation

La gestion des alertes et notifications est accessible par l’entrée « Gérer les Notifications » du menu « Paramètres ».

Nous allons définir ici les alertes que les utilisateurs vont recevoir en cas d’évènement sur leurs projets : nouveau document, affectation d’un ticket, approche d’une date d’échéance,…

Il faut bien distinguer les notifications des alertes :

• L’alerte correspond à un évènement sur l’élément qui a été modifié (par exemple le dépôt d’un nouveau document).
• La notification est le moyen d’informer l’utilisateur. A la fois par le média utilisé et en fonction de la gravité de l’alerte (par exemple : recevoir par email un message important).

Nous allons voir comment créer/modifier des notifications et paramétrer les alertes en fonction des évènements.

Créer et modifier les Notifications

La configuration des notifications se fait sur la partie droite de l’écran.

Chaque notification comporte :

• Une couleur : celle qui symbolisera la notification ;
• Un nom ;
• Une liste de médias : ceux qui seront utilisés pour diffuser les alertes.

Par défaut trois niveaux de notification sont proposés :

• Critique : de couleur rouge, qui diffuse les alertes par email et sur l’outil projectpro ;
• Moyenne : de couleur jaune qui diffuse uniquement les alertes sur l’outil projecptro ;
• Basse : de couleur verte qui diffuse uniquement les alertes sur l’outil projecptro.

Vous pouvez ensuite ajouter vos propres niveaux de notification en utilisant les boutons « Ajouter », « Modifier » ou « Supprimer ».

Modifier une notification

Personnaliser le niveau des alertes

Vous pouvez, pour chaque type d’évènement, définir la notification a utiliser.

Par exemple :

• Recevoir une notification « Basse » si un document est verrouillé.
• Recevoir une notification « Critique » si vous êtes affecté à un ticket.

Sur la partie de gauche de l’écran, vous avez l’ensemble des évènements pouvant déclencher une alerte. Ils sont regroupés par module (Document, Ticket, Activité, Action, ..) et par intérêt (vous concerne directement, concerne votre équipe, …).

Pour sélectionner la notification que vous voulez utiliser pour un évènement, cliquez dans la colonne correspondant à votre choix.

La notion de «…me concerne » n’est pas forcement évidente à comprendre au premier abord. Elle correspond au fait qu’un élément puisse avoir une importance particulière pour vous. Soit parce que vous l’avez ajouté à vos favoris soit parce que vous en êtes responsable ou tout simplement parce que vous avez travaillé dessus.

Autoriser les utilisateurs à modifier les alertes et notifications

En tant qu’administrateur de projectpro, vous pouvez autoriser les utilisateurs à définir leurs propres niveaux d’alertes. Pour cela, cliquez sur le bouton « Autoriser les utilisateurs à personnaliser leurs notifications ». En l’activant, vous autorisez tous les utilisateurs à créer leurs propres notifications et à paramétrer leurs alertes comme ils le souhaitent.

Par défaut les utilisateurs ne peuvent pas modifier leurs alertes.

Rétablir la configuration par default

Pour rétablir les notifications et les alertes par défaut cliquer sur le bouton « Réinitialiser la configuration ».