Configuration de la base documentaire

Ecran principal de la configuration de la base documentaire

La base documentaire est un espace de stockage en ligne où vous pouvez déposer vos différents documents projet (spécifications, comptes rendus, manuels, photos, etc…).
En tant de chef de projet, vous allez définir les différentes entrées de la base documentaire (« répertoire racine ») et pour chacune définir les droits d’accès de vos équipes.

La configuration de la base documentaire est accessible dans la partie « Base documentaire » puis « Configuration » de votre menu projet.

Créer une nouvelle entrée

Vous pouvez créer autant d’entrées que vous le souhaitez dans la base documentaire de votre projet.
Pour créer une nouvelle entrée, cliquez sur « Ajouter », puis :

• Nommez votre répertoire racine.
• Saisissez, si besoin, une description.
• Activez l’entrée, pour la rentre disponible auprès des utilisateurs.
• Déverrouillez-la pour autoriser les modifications.
• Définissez les droits de chaque équipe.

Ajout d’une nouvelle entrée à la base documentaire

Modification et suppression d’une entrée

Pour modifier une entrée, cliquez sur le bouton « modifier », puis faites vos modifications.

Il n’est pas possible de supprimer une entrée, vous pouvez par contre la désactiver pour la cacher aux utilisateurs.

En verrouillant une entrée, vous la laissez visible aux utilisateurs, mais ils ne pourront plus ajouter de nouveaux documents.

Les différents niveaux de droits

Les droits sont définis par entrée dans la base documentaire. L’ensemble des documents et répertoires d’une entrée ont donc les mêmes droits.
Il existe 4 niveaux de droits différents :

• Aucun droit : l’entrée dans la base documentaire est masquée, il est impossible de la consulter ;
• Lire les documents: il est uniquement possible de lire les documents, impossible d’en ajouter ou de poster des commentaires ;
• Ajouter des documents : « lire les documents » + en ajouter de nouveau ;
• Gérer les répertoires : «Ajouter des documents » + Créer/modifier les répertoires.

Il est possible de modifier les droits depuis plusieurs endroits :

• Depuis la configuration de la base documentaire en cliquant sur le bouton « Modifier »
• Depuis l’écran « Equipes et Droits d’accès » de la « Configuration du projet »
• Depuis l’écran de la base documentaire directement.