Conception générale

3.1.2.2 Conception générale

Les risques associés à cette phase découlent d’une mauvaise compréhension des objectifs poursuivis. Les objectifs sont souvent exposés de manière trop générale, notamment en comparaison avec la phase de conception détaillée. Les objectifs sont alors exprimés de façon difficilement quantifiable, avec des niveaux de description mal définis.

Nous conseillons de formaliser les objectifs de cette phase de la façon suivante : collecter l’ensemble des éléments permettant de dimensionner la phase de conception détaillée et de réalisation. Ce qui est indispensable ?

Obtenir un bon niveau de détail
Une équipe restreinte avec les compétences adéquates, sur une période limitée en temps doit être capable de réaliser cette action qui permettra en outre de proposer une évaluation du coût final du projet avec une tolérance acceptable. Concrètement, cela implique que cette équipe doit aller chercher le niveau de détail nécessaire pour étayer les options structurantes. Ce niveau de détail peut être relativement fin, et peut s’apparenter dans certains cas à de la conception détaillée. La remise en cause d’une de ces options serait une source importante de dérive budgétaire, d’où la nécessité d’y apporter une attention particulière.

Les compétences de cette équipe, nécessaires pour l’accomplissement de cette phase, sont d’ailleurs un important facteur clé de succès. Ces professionnels doivent disposer d’une excellente connaissance des objectifs poursuivis, des choix techniques, et des processus. Ils doivent parfois être spécialistes sur plusieurs domaines. L’expérience est également un atout important qui leur permettra de déjouer les pièges de cette phase du projet. Il faut être capable de se projeter sur une cible, de la décrire de façon suffisamment claire et de transmettre la pertinence de cette cible aux interlocuteurs du projet. N’oublions pas que le projet est encore à un stade conceptuel, et que certaines personnes préfèrent le concret aux concepts.

Pour clore sur le niveau de détail, le bon niveau de détail de cette phase est celui qui donne un niveau de confiance élevé quant au dimensionnement de la phase suivante, par nature de loin la plus engageante et la plus coûteuse, plutôt qu’une définition évasive de la granularité.
Mobiliser les contributeurs
Pour collecter ces informations, l’équipe va s’adresser à une population élargie de l’entreprise. Le périmètre et les objectifs du projet décrits dans la phase précédente permettent d’identifier les contributeurs les plus pertinents pour réaliser cette action au mieux. Une fois ces contributeurs mobilisés, que leur disponibilité est assurée et que le dossier de cadrage leur a été communiqué, le travail de conception peut commencer.

Penser aux livrables
Au préalable, la segmentation du périmètre permettra de déterminer les ateliers à mener et le nombre de livrables nécessaires pour couvrir le périmètre. Ce sont ces livrables et leur avancement qui permettra d’assurer le suivi de la phase ainsi que sa clôture.

Deux axes majeurs vont guider la démarche :

Dans certaines situations, ces axes se rejoignent. Une option technique peut fortement induire la façon avec laquelle les objectifs seront déclinés par le projet. En effet, certaines options techniques portent en elles des « meilleurs pratiques », ou a minima, des pratiques standardisées, sur lesquelles il faut s’appuyer.

La conception générale se termine lorsque la phase suivante (conception détaillée et réalisation), a été dimensionnée et les livrables validés. Cette future phase doit avoir été découpée en sous-phases, qui regroupent des ensembles d’activités cohérentes ou similaires. Ces sous-phases doivent avoir été positionnées dans le temps. En effet, la durée influe directement sur le coût. De plus, les interlocuteurs nécessaires pour l’exécution de ces sous-phases peuvent présenter des indisponibilités saisonnières qu’il convient d’anticiper.

Enfin, la conception générale va permettre, si besoin, de valider l’opportunité du projet. Bien qu’il s’agisse d’un objectif secondaire à ce stade, il est toujours important de se reposer la question à la clôture de la phase de conception générale. Cette phase a pu mettre en avant de nouveaux éléments à considérer dans la rentabilité et l’opportunité du projet.

Poursuivre la lecture du livre blanc Conception détaillée / Réalisation »