Principes transverses

4 Principes transverses

4.1 Mise en place d’une gouvernance

Tout projet s’affranchit des règles qui régissent l’entreprise en instaurant sa propre organisation et son mode de fonctionnement. Quelle qu’en soit sa nature, il requiert au préalable une définition claire et formalisée de son périmètre, de ses objectifs, moyens, son organisation et ses processus.

La préparation ou construction s’avère être l’objectif essentiel de la première phase projet. Elle a pour objet d’établir une compréhension commune, partagée par l’ensemble des intervenants internes ou non à la société ainsi qu’un cadre d’organisation articulé autour d’instances de gouvernance.

Dans un projet d’envergure moyenne, on trouvera trois types d’instances :

Les structures de gouvernance doivent être dimensionnées au projet ainsi qu’à l’entreprise. Certains projets ne nécessitent qu’un comité unique qui assume l’ensemble des fonctions (direction projet, coordination générale et direction technique), tandis que d’autres justifient la présence d’instances multiples de décision de pilotage ou de contrôle, ainsi que de nombreux comités opérationnels.

De même, les instances ne fonctionneront pas de la même manière au sein d’une entreprise où le fonctionnement matriciel est inconnu et la culture projet faible. Dans ce type d’environnement, l’instance de direction projet n’aura pas lieu d’être et sera substituée par des interventions du chef de projet lors des comités de direction (ou de département etc..). A l’inverse, vouloir ajouter des questions « projet » en comité de direction lorsque l’organisation matricielle est habituelle sera difficile à réaliser et mal accueilli par la direction de l’entreprise. Il s’agit donc avant tout de mettre en œuvre une gouvernance sur-mesure en s’assurant que les questions suivantes soient couvertes :

4.2 L’importance de la planification

Aucun projet ne voit le jour sans qu’au préalable planning et budget ne soient établis et validés. Cette étape incontournable permet a minima de :

Quelle que soit la méthodologie de planification adoptée (GANTT, PERT, MOSI ou autre) pour être viable et pérenne, le planning (ainsi que le budget qui en découle) doit de préférence avoir été réalisé avec l’implication des acteurs terrain et en intégrant un minimum de souplesse. Quelle que soit la qualité et les expériences passées du chef de projet, tous les projets étant uniques, il est impossible à une personne seule de chiffrer correctement la charge et les délais nécessaires à la réalisation d’une phase de projet et par extension d’un projet dans sa globalité. La réalisation d’un planning par une personne seule non-responsable de l’exécution sera inévitablement revue afin de prendre en compte les réalités du terrain.

Afin d’être réalistes, les estimations de charge et délais doivent impérativement être définies avec les participants responsables de ces activités. La participation des acteurs s’avère nécessaire dès l’initiation de la planification afin de déterminer et de structurer la liste des tâches à réaliser. Leur intervention est également nécessaire dans la seconde étape de planification, lors de l’estimation des durées et moyens nécessaires afin d’établir des estimations réalistes et réalisables. Outre l’obtention de chiffrages au plus près de la réalité, l’implication des acteurs dans la phase de planification facilite par ailleurs l’adhésion des participants aux objectifs.

Dans un deuxième temps, il ne faut pas considérer que les chiffres soient « gravés dans le marbre ». La planification de la phase du projet est initialisée en début de phase et mise à jour pendant toute sa durée de vie. Dans le pilotage du projet au quotidien, qu’il s’agisse du planning ou du budget, il est indispensable d’intégrer un minimum de souplesse afin de faire face aux aléas et ne pas compromettre la réussite du projet pour un détail.

Ce qui peut paraitre superflu au niveau de la direction de projet peut réellement influer sur le résultat global du projet. Les projets sont le fruit du travail des hommes et ce qui est essentiel pour l’acteur projet du terrain mérite donc sans doute un petit aménagement du budget. Par ailleurs, en cas de coupe dans le budget initialement prévu pour une raison indépendante du projet, il convient d’en revoir ses objectifs, mettre aux oubliettes les ambitions initiales et communiquer clairement afin d’éviter les déceptions. Toute modification du planning ou du budget initial doit bien entendu être étudiée et validée dans les instances de décision et l’information doit être partagée.

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