Choisir le chef de projet en fonction du projet

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5.2.3 Pass 3 : Choisir le chef de projet en fonction du projet

Le rôle de chef de projet est sans doute le rôle le plus important au sein d’un projet. Son implication doit être entière et son nouveau rôle ne pas être ressenti comme un parachutage non souhaité. Il doit par ailleurs disposer si possible :

  • D’une expérience au sein de l’entreprise lui permettant d’anticiper toutes les problématiques de disponibilités des ressources internes ou des problématiques politiques internes
  • D’expériences projets du même type avec des enjeux similaires
  • D’un sponsor projet fort et concerné
  • D’une légitimité lui permettant de faire entendre son avis notamment lors de la phase amont

Enfin, il doit maitriser les principes méthodologiques de gestion de projet, quitte à participer à une formation adaptée en amont du projet.

5.2.4 Pass 4 : Maîtriser l’étude de cadrage

L’étude de cadrage est une phase souvent mésestimée, n’étant, le plus souvent, pas considérée comme faisant partie du projet lui-même.

Pourtant, l’étude de cadrage doit permettre d’établir la légitimité du projet et sa viabilité économique. Elle doit donc a minima définir le périmètre et identifier les processus. Des choix stratégiques sont pris à ce niveau, des choix qui sont susceptibles de remettre en cause profondément la performance du futur projet.

Il est fortement recommandé de s’adosser à une AMOA lors de cette phase cruciale.

L’objectif doit être simple : les candidats doivent pouvoir rendre des propositions complètes et comparables en fonction du contenu de ce document de cadrage.

Il doit donc s’adresser à ceux-ci : c’est pourquoi il est fortement recommandé de s’appuyer sur une AMOA disposant d’une expérience MOE et pas uniquement de gestion de projets.

Remarque importante : comme une AMOA n’est pas au forfait, le choix de celle-ci ne doit pas se concentrer sur sa réputation mais sur les profils mis à disposition : leur expertise est un élément fondamental du choix.

5.2.5 Pass 5 : Maintenir un planning macro et estimer une date de fin

Le macro-planning est la carte d’orientation du projet. Il ne doit ni être trop long en risquant de démobiliser les ressources internes et l’appréhension de la présence des consultants comme un coût par l’intégrateur. Ce macro-planning doit être revu au fur et à mesure de l’avancement du projet :

  • En phase de cadrage avec l’aide de son AMOA
  • En fin de phase de conception générale fonction du périmètre précisé lors de cette phase

A noter tout de même que le rôle du macro-planning ne se cantonne pas à définir une date de fin et un budget corrélé. Il permet entre autres de connaître le chemin parcouru et celui qu’il reste à accomplir.

La version officielle de ce document doit être disponible dès le début de la phase de conception détaillée et doit être découpée par phase. La comparaison de la progression réelle avec ce macro-planning permet d’estimer rapidement et de façon fiable l’évolution ou non de la date de fin.

Ainsi, si une phase estimée à 3 mois a finalement duré 6 mois, il est peu réaliste de maintenir la date de fin et il convient de s’assurer rapidement que les hypothèses de durée des phases suivantes sont toujours valables.

Le macro-planning est le juge de paix : il est donc fondamental de le suivre, de le mettre à jour afin de se détacher du quotidien et mesurer le retard ou non de son projet.

Le RACI (Responsable, Accountable, Consulted, Informed) est un des éléments fondamentaux d’un projet. Un projet dont le RACI est effectué unilatéralement par l’intégrateur peut révéler de mauvaises surprises à un client. En effet :

  • Toutes les tâches non présentes dans ce RACI seront du ressort du client.
  • Des tâches d’ordinaire du ressort de l’intégrateur se trouveront être de la responsabilité du client.
  • Maitriser son RACI, en comprendre les implications c’est commencer à maitriser son projet et appréhender le contenu de ses phases successives.

Le RACI est donc l’élément clé de la formalisation du partage de responsabilité sur un projet. Comme tout document formel, il permet de s’accorder sur le partage de responsabilité et anticipe les malentendus qui pourraient survenir.

Plus ce RACI est détaillé, meilleur il est. Cependant, aboutir à un RACI détaillé nécessite une expertise importante sur la typologie de projet à gérer. Les enjeux étant réellement cruciaux, le chef de projet ne doit pas hésiter à s’entourer de ressources présentant cette expertise, et faire éventuellement appel à des ressources externes (AMOA).

Le timing est important : l’idéal est d’imposer son RACI dans le cahier des charges à destination des intégrateurs. Sans compter que cela permettra également de disposer d’offres comparables car similaires.

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