Ecosystème, communication

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3.3 L’écosystème projet

Dans la partie précédente, nous avons parlé uniquement de ressources directement assignées au projet. L’entourage du projet joue également un rôle prépondérant.

Le sponsor
Tout projet doit être porté par un sponsor. Le sponsor va être le relai du projet auprès des instances les plus hautes de l’entreprise. Il va donc faire la promotion du projet et assurer sa visibilité, qui sont des gages de réussite importants. Si besoin, il pourra défendre la nécessité d’allouer des ressources humaines ou budgétaires supplémentaires auprès de comités de direction. Le sponsor doit montrer de l’implication dans le projet. Pour autant, il n’en fait pas partie à plein temps. Il pourra, par exemple, apporter son appui sur la résolution de certains problèmes qui dépassent le périmètre du chef de projet. Le sponsor attend naturellement un reporting fréquent de la part du chef de projet sur l’avancement et les difficultés rencontrées.

Le sponsor doit veiller à rester impliqué jusqu’au bout du projet. Sa présence est indispensable en fin de réalisation, lorsque le projet fait face à ses plus grosses difficultés. Tout projet rencontre des difficultés, cela n’en fait pas un mauvais projet. Grâce au cap fixé par le sponsor et la dynamique qu’il aura su insuffler, ces difficultés seront surpassées.

Les collaborateurs
Une autre « entité » importante est l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, en particulier ceux qui sont destinataires du projet. Lorsque le besoin de les impliquer devient pressant, il est trop tard. Le chef de projet doit veiller à les impliquer suffisamment tôt pour qu’ils n’aient pas l’impression que le projet leur est imposé. La « gestion du changement » est une activité primordiale. Un projet, en particulier lorsqu’il est au moins d’une dimension modérée, fait souvent appel à des prestataires. Cette pratique lui procure un double avantage :

  • Absorber le pic de charge induit par la phase de conception détaillée/réalisation
  • Apporter des connaissances, de l’expertise et de l’expérience

Lorsqu’une grande partie des ressources et qu’une partie de l’organisation sont issues de collaborateurs externes, la gestion de la relation avec le prestataire et le contrat associé deviennent des paramètres à gérer par le chef de projet. Plus la relation avec les prestataires est de qualité, et plus le projet se déroulera sans heurts. A contrario, un écart trop important sur la compréhension des rôles et des responsabilités de chacun est source de frictions. Cette répartition des rôles et des responsabilités doit être formalisée au travers d’un « RACI ».En aucun cas le chef de projet ne doit considérer que le choix d’un prestataire est neutre, et qu’il ne s’agit que d’une simple question budgétaire. La rentabilité économique doit prendre en compte la charge induite pour le pilotage des prestataires, qui peut varier considérablement d’un prestataire à l’autre.

3.4 Communication

La communication dans la gestion de projet mériterait un livre blanc à elle seule. Cette partie n’a pas d’autres ambitions que de donner un rapide aperçu de la problématique.

La communication du projet se décline en deux axes :

  • Interne : une communication fluide et multidirectionnelle est indispensable au bon fonctionnement d’une équipe. Simple à gérer pour une équipe réduite, elle devient un véritable challenge pour les équipes plus larges.
  • Externe : le chef de projet doit maintenir un affichage constant de son projet auprès de l’écosystème.

Sur ce dernier point, le chef de projet doit élaborer dès le lancement de chaque phase une stratégie de communication qui identifiera les cibles et les méthodes, ainsi qu’un planning qui pourra être inclus dans le planning global de la phase. Trop souvent, la communication externe pâtit du traitement des urgences quotidiennes. Ce planning permettra au chef de projet de ne pas perdre de vue cette activité importante.

3.5 Méthodologie spécifique

Cette partie sera une simple conclusion. Les fondamentaux proposés ici, bien que pertinents, restent génériques. Pour donner de la consistance à la méthode, la maîtrise de la nature même du sujet reste indispensable.

Par exemple, nous avons souligné l’importance d’identifier les tâches et de les répartir entre les différentes parties prenantes du projet. Pour mener cette action à bien, encore faut-il être capable de lister de façon exhaustive l’ensemble de ces tâches. Cela ne peut être réalisé que par des collaborateurs présentant des compétences dans le domaine couvert par le projet.

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